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Konzeption |
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Beratung bei der Auswahl der geeigneten
Reise-, Incentive- und Kongressdestination und der Veranstaltungsräume,
unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets, der Teilnehmeranzahl,
der geplanten Aufenthaltsdauer und der örtlichen Gegebenheiten. |
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Sicherstellung der Optionen der Locations:
Konferenzsäle, Hotelkontingente in der gewünschten Kategorie,
usw. |
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Kontaktaufnahme mit zuverlässigen
regionalen Leistungsträgern (Restaurants, Catering, Technikern,
Busunternehmen, etc.) zur Überprüfung der Verfügbarkeiten
und Offerteinholung. |
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Erarbeitung des Veranstaltungsablaufs
mit kreativen Vorschlägen zum Rahmenprogramm. |
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Beratung und Infoeinholung in allen
Planungsphasen des Projekts. |
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Erstellung einer transparenten Kostenkalkulation
analog der Leistungsübersicht. |
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Organisation und Durchführung der
Site-Inspection. |
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Organisation |
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Absprache aller Programmdetails und darauffolgende
Umsetzung des gemeinsam beschlossenen Ablaufs. |
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Verwaltung der Zimmerkontingente unter Einhaltung
vertraglicher Buchungs- und Stornobedingungen mit den Hotels und Reservierung
der ausgewählten Speiselokale und Gala-Locations. |
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Anmietung des und Koordination mit dem Konferenzzentrum
(Ablaufregie, Ausstattung, Mobiliar, Technik, Tagungsbüro, Business
Center, Registratur, Kaffeepausen, Beschilderung, Dekoration, etc). |
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Umsetzung des Rahmenprogramms: Einholen von Genehmigungen,
Bestellung des Caterings und der Dekoration, Engagement des Entertainments,
Reservierung von Museen, Konzert-, Theater- und Opernkarten, Buchung
der Transportmittel (z.B.: Busse, Schiffe, Limousinen, Seilbahnen,
Old-Timer, Scooter), uvm. |
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Erstellung von Menükarten, Platzschildern, etc. |
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Bestellung von Kongressmaterial und Tagungsunterlagen
(z.B. Konferenztaschen, Kugelschreiber, Blöcke, Mappen, Give-aways). |
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Einkauf von Gastgeschenken und Werbeteasern. |
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Übernahme aller vertraglichen Verpflichtungen
mit Leistungsträgern, Kontrolle und Bezahlung der anfallenden
Anzahlungsrechnungen. |
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Gewinnung von Kongresspersonal und professionellen
lizenzierten Assistenten und Guides und projektbezogenes Briefing. |
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Stellung eines kompetenten Projektleiters von SH
Italia als konstanten Ansprechpartner, der die Veranstaltung von der
Planung bis zur Abrechnung verfolgt. |
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Aktion |
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Logistisches Management vor Ort (Begrüßung
der Gäste, Transfers, Gepäckhandling, Zimmerbezug, Vip-Arrangements,
Pre-Check-In am Flughafen für die Abreise, etc). |
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Laufende Kontrolle des gesamten Programmablaufs und
der Subunternehmer. |
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Persönliche Betreuung durch den Projektleiter
von SH Italia während des Aufenthalts. |
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Konklusion |
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Fristgerechte Verrechnung mit den Leistungsträgern
und Abrechnung der Veranstaltung anhand einer detaillierten Aufstellung
und Kostenübersicht.
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