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Programmazione |
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Ricerchiamo la destinazione giusta
per incentivi, viaggi e/o congressi in base al budget disponibile,
alle esigenze dei partecipanti , al periodo del soggiorno ed alla
disponibilità delle infrastrutture necessarie. |
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Ci assicuriamo la disponibilità
opzionando i servizi occorrenti quali sale meeting, sistemazione alberghiera
della categoria richiesta, programmi sociali , sedi dei pasti ed altro. |
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Contattiamo i fornitori di servizi locali
garantendone l'affidabilità e la qualità (ristoranti,
catering , assistenza tecnica, vettori, guide ed altro) verificandone
costi e disponibilità. |
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Elaboriamo un ricco e vario programma
sociale. |
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Supportiamo con la nostra esperienza
tutte le fasi della programmazione. |
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Forniamo un piano costi chiaro e dettagliato. |
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Organizziamo ed effettuiamo i sopralluoghi
necessari. |
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Organizzazione |
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Discutiamo tutti i dettagli per la migliore attuazione
del programma stabilito. |
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Gestiamo le prenotazioni tenendo conto delle condizioni
di cancellazione di alberghi e delle sedi scelte per gli altri eventi
della manifestazione. |
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Riserviamo e coordiniamo il lavoro al centro congressi
(svolgimento, allestimento, set-up, servizi tecnici, regia, segreteria,
accreditamento dei partecipanti, segnaletica, decorazione, coffee
breaks e tanto altro). |
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Realizziamo il programma sociale richiedendo tutte
le autorizzazioni e permessi occorrenti, ci accordiamo con il catering
e con gli allestitori, provvediamo all'intrattenimento, prenotiamo
musei, galleria, concerti, teatri e mezzi di trasporto (limousines,
barche, autobus, funivie, vetture d'epoca, scooter e così via). |
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Stampiamo i cartoncini per i menu, i segnaposti e
tutta la cartellonistica e segnaletica necessaria. |
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Ordiniamo il materiale occorrenti per la riunione
(penne, matite, block notes, borse e molto altro). |
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Procuriamo gli omaggi per i partecipanti ed i gadgets. |
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Ci assumiamo tutti gli oneri contrattuali con i fornitori. |
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Forniamo personale altamente qualificato istruiti
con briefing dettagliati. |
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Forniamo un referente responsabile SH Italia quale
costante riferimento per la manifestazione dalla fase di progettazione
a quella conclusiva della fatturazione. |
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Svolgimento |
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Gestiamo la logistica dell'evento in loco (dal benvenuto
agli ospiti, ai trasferimenti, allo smistamento di bagagli, all'assegnazione
delle camere, alle esigenze particolari dei Vip e tanto altro). |
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Controlliamo costantemente lo svolgimento del programma
ed il lavoro dei fornitori. |
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Supervisioniamo personalmente l'evento. |
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Conclusione |
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Fatturiamo alle scadenze preventivate e chiudiamo
i conti con tutti i fornitori fornendo un resoconto dettagliato
e chiaro dei costi.
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